退職届・退職願の書き方と例文（違い・出す順番）

退職届と退職願の違い

退職願は「退職したいのでお願いします」と会社に願い出る書類で、退職届は「退職します」と会社に届け出る書類です。退職願は会社が承諾するまでは撤回できるとされていますが、退職届は提出した時点で退職の意思表示が完了したものとして扱われ、原則として撤回できません。この違いが、どちらを出すかを決めるうえで最も重要です。

なお、似た書類に「辞表」がありますが、これは社長や取締役などの役員が役職を辞するときに使うもので、一般の社員は使いません。正社員が自分の意思で退職する場合は、退職願か退職届のどちらかを出します。

• 退職願：退職を願い出る。会社が承諾するまでは撤回できる
• 退職届：退職を届け出る。提出後は原則として撤回できない
• 辞表：役員が役職を辞するときの書類。一般社員は使わない

出す順番とタイミング

一般的な流れは、まず直属の上司に口頭で退職の意思を伝え、了承を得たうえで退職願を提出し、退職日が確定したら退職届を提出する、という順番です。ただし、実際には退職願を省略して口頭の相談の後に退職届だけを出す会社も多く、どちらを出すかは会社の慣習や指示に従えば問題ありません。上司に相談せず、いきなり退職届を机に置くのは避けてください。

タイミングについては、就業規則に「退職の1か月前までに申し出ること」のように申し出の期限が定められていることが多いので、まずそれを確認します。民法では、期間の定めのない雇用契約は申し入れから2週間で終了するとされていますが、給与の締め方や契約の内容によって扱いが変わる場合があり、就業規則より短い期間で辞めようとするとトラブルになりやすいのが実情です。引き継ぎの期間も考え、退職希望日の1〜2か月前に伝えるのが現実的です。

退職理由は「一身上の都合」でよい

自分の意思で退職する場合、退職願・退職届に書く理由は「一身上の都合により」で十分です。転職先が決まった、待遇に不満がある、家庭の事情があるなど、実際の理由が何であっても、書類には具体的に書きません。「一身上の都合」は自己都合退職を表す定型句であり、詳しい理由を書かないことが失礼にあたることもありません。

実際の理由は、上司との面談で口頭で伝えれば足ります。書類に不満や批判を書くと、退職日までの人間関係に響くうえ、書類は会社に残るものなので、あとから読み返されても困らない内容にしておくのが賢明です。

縦書きの構成と退職願の例文

退職願・退職届は縦書きで、黒のボールペンか万年筆で手書きするのが一般的です。会社からパソコン作成でよいと言われていればそれでも構いません。構成は右から順に、表題、書き出しの「私事」、本文、提出日、所属部署と氏名（押印）、宛名の順です。「私事」は行の一番下に小さく寄せて書き、宛名は自分の氏名より高い位置に書くのが慣例です。宛名は直属の上司ではなく、会社の代表者（社長）に宛てます。

• 1行目：表題（退職願または退職届）
• 2行目：「私事、」を行の下に寄せて書く
• 3行目〜：本文（理由・退職日・お願いまたは届け出）
• 本文の後：提出日（和暦または西暦。履歴書とは関係ないので社内の慣習に合わせる）
• その次：所属部署、氏名、押印
• 最後：会社名と代表者名に「殿」を付けて、氏名より高い位置に書く

退職届の例文

退職届は退職願と構成が同じで、本文の結びだけが違います。退職願が「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」とお願いの形なのに対し、退職届は「退職いたします」と言い切ります。退職日は上司と合意した日付を書き、書類の日付には提出日を書きます。退職日と提出日を取り違えないように注意してください。

用紙と封筒の書き方

用紙は白の無地で、B5かA4を使います。罫線入りの便箋でも構いませんが、柄や色の付いたものは避けてください。封筒は白の無地で、郵便番号の枠がないものを選びます。B5なら長形4号、A4なら長形3号が合うサイズです。用紙は三つ折りにして封筒に入れます。折り方は、下から3分の1を折り上げ、次に上から3分の1を折り下げる形で、開いたときに書き出しが上に来るようにします。

封筒の表には中央に「退職届」または「退職願」と書き、裏の左下に所属部署と氏名を書きます。手渡しの場合は封をしなくても構いませんが、封をする場合は「〆」を書きます。会社指定の様式や封筒がある場合はそれを使ってください。

• 用紙：白無地のB5またはA4
• 封筒：白無地・郵便番号枠なし。B5は長形4号、A4は長形3号
• 表：中央に「退職届」または「退職願」
• 裏：左下に部署名と氏名
• 折り方：三つ折り。書き出しが上に来るように

手渡しのマナーと会社都合のときの注意

退職願・退職届は、直属の上司に手渡しするのが基本です。事前に「ご相談したいことがあります」とアポイントを取り、会議室など人目のない場所で渡します。渡すときは封筒の表書きが相手から読める向きにし、「お忙しいところ恐れ入ります。退職願をお持ちしました」のように一言添えます。上司を飛ばして人事や社長に直接出すのは、よほどの事情がない限り避けてください。郵送は、体調不良などで出社できない場合の例外的な手段です。

退職勧奨や事業所の閉鎖など、会社側の事情で辞める場合は「一身上の都合」と書いてはいけません。自己都合退職として扱われ、雇用保険の失業給付の受け取り開始時期や給付日数などで不利になる可能性があるからです。会社都合のときは、そもそも退職届の提出を求められないことも多く、求められた場合は「貴社、退職勧奨に伴い」「事業所閉鎖のため」など実際の理由を書きます。判断に迷うときは書類を出す前に、会社の人事担当やハローワークに確認してください。