面接日程調整・変更メール｜6場面の返信例と確認表

受信した案内から5項目を控える

返信前に、どの求人・何次面接か、いつまでに返すか、提示された候補、面接の所要時間、対面の場所またはオンラインの接続方法を控えます。単に「18日午後は空いています」と書くより、「11月18日14時開始、15時まで参加可能」のように開始時刻と終了可能時刻を分けると、45分の面接が収まるかを確認できます。

応募先が予約画面やエージェントを指定している場合はその方法を使います。富士通の2027年卒向け応募マニュアルでは、面接予約の画面と応募取り消しの画面が別に案内されています。企業ごとに操作が異なるため、この記事のメール文だけで予約操作が完了するとは考えないでください。

例1：こちらから候補を出す

架空の受信文は「営業職の一次面接を45分で予定しています。11月13日までに参加可能な候補を複数お知らせください」です。本人は11月18日10時から12時まで、19日14時から17時まで参加できます。各候補の開始時刻と、その日いつまで参加できるかを併記します。送信後、予定表には「候補を提示済み」と記録し、確定日時は空欄にします。

例2：提示された候補から選ぶ

架空の受信文は「11月18日14時開始、または19日10時開始のオンライン面接はいかがでしょうか。所要45分」です。本人が参加できるのは18日のみで、14時から15時まで空いています。返信しただけでは確定通知を受け取ったとは限りません。送信後は予定表を「候補を返答済み」とし、企業から確定の案内を待ちます。

例3：提示候補に空きがない

架空の受信文は「11月18日14時、19日10時、20日9時から選んでください。所要45分」です。本人はどれも参加できず、24日10時から12時まで、25日14時から16時まで空いています。参加できない候補を選ばず、代案を出します。送信後は予定表を「代案を提示済み」とし、確定日時は空欄にします。

例4：候補をまだ確定できない

架空の受信文は「11月18日または19日の空き時間を11月13日までに教えてください」です。本人は授業の予定が11月12日に決まるため、今は確かな時刻を示せません。返信期限までに確認できる見込みがあるなら、回答予定日を伝えます。確認できない予定を空き時間として約束しません。送信後は予定表を「本人の予定を確認中」とし、11月12日の再連絡を控えます。

例5：確定通知に返信する

架空の受信文は「一次面接を11月18日14時から14時45分、オンラインで確定しました。接続URLはこちらです」です。日時とURLを自分の予定表へ記録し、必要なら受領を返信します。確定した日時、実施方法、URLに食い違いがあればそのまま承諾せず確認します。予定表には確定日時、接続URL、連絡先を保存します。

例6：確定後に変更を相談する

架空の状況は、11月18日14時から14時45分のオンライン面接が確定済みで、本人の都合により参加が難しくなったというものです。選考は続けたいので、元の日時と代替候補、連絡可能な範囲を示して変更を相談します。送信後は予定表を「変更を依頼済み」とし、元の予約状態と新しい確定日時を応募先の返信または指定画面で確認します。

日程照合表を作り、送信後に確認する

下の9項目を、応募先ごとに一行として予定表へ控えます。例2の返信直後は「候補を返答済み」であり、「確定」ではありません。求人や面接段階を混同しないよう、企業名だけでなく職種と一次・二次の区別も入れます。

応募先の予約画面やエージェント経由で調整する場合は、その指示に従います。面接が近い場合は案内に書かれた緊急連絡先と連絡方法を確認してください。メール送信の有無だけで面接予約の状態を判断しません。

• 候補の開始時刻から終了可能時刻までに、指定された所要時間が収まるか。
• 確定通知の日時・場所またはURL・面接段階を、返信した候補と照合したか。
• 変更時は元の予約と新しい予約の両方の状態を確認したか。

参考資料

• 富士通「2027年卒新卒採用 応募マニュアル」面接予約・応募取り消し（2026年11月11日確認）
• doda「面接の日程調整メールへの返信」（2026年11月11日確認）
• doda「面接（選考）辞退メール」（2026年11月11日確認）

この記事に関連する書類・ツール

• 応募管理表（Excel・印刷PDF）