選考・内定辞退メール｜面接前後と承諾後の文例

連絡前に段階と窓口を照合する

案内メール、マイページ、紹介会社や学校を通した連絡を確認し、応募職種、面接予約、内定通知、承諾・提出済み書類、指定窓口を控えます。メールを送っただけで、応募や予約の取り消しが処理されたと決めないでください。実際に富士通の2027年卒向けマニュアルでは、面接予約がある場合のキャンセルと応募取り消しが別の操作として案内されています。これは同社の手順であり、他社も同じ操作をするという意味ではありません。

辞退理由は事実に沿って簡潔に書きます。病気、家庭事情、他社内定など、実際にはない理由を添えません。詳細な私事を必ず開示する必要があると考えず、応募先が手続き上必要とする情報は案内に従って確認します。

例1：面接予定がある選考を辞退する

架空の状況は、営業職の一次面接を11月18日14時に予約しているものの、選考そのものを辞退すると決めた場合です。日時を変えたいだけならこの文面を使わず、日程変更を相談します。送信後は、応募先の案内に従って面接予約と応募の両方の状態を確認します。予約取り消しの画面が指定されていれば、その操作も行います。

例2：面接日程が決まる前に辞退する

架空の状況は、応募後に書類選考の案内を受けたものの、まだ面接日時が決まっていない場合です。存在しない面接予定を本文へ入れず、応募を特定できる職種名を示します。応募先から回答フォームが指定されている場合は、その案内も確認します。送信後は指定窓口への到達と応募状態を確認します。

例3：内定通知に返信して辞退する

架空の状況は、企画職の内定通知を受け、まだ承諾や書類提出をしていない場合です。受信した通知の件名に返信し、入社を辞退する意思を明確に伝えます。通知に回答フォームや期限、担当窓口が記載されているときは、その指定を確認します。送信後は受領の返信と回答フォーム等の案内を確認します。

例4：承諾や書類提出の後に連絡する

架空の状況は、11月5日に入社の意思を伝え、承諾書を提出した後で入社を辞退したいと考えた場合です。これまでのやり取りと提出物を抜かずに伝え、必要な手続きを尋ねます。送信後は応募先の返答、提出物と追加手続きの案内を確認します。メール文例だけで契約の有無、辞退の法的効果、責任の有無は判断できません。実際の通知・承諾書・契約書類を確認し、見解が分かれる場合は労働相談窓口や法律の専門家に個別に相談してください。

指定経路と送信後の記録

学校推薦、紹介会社、企業のマイページなどを通した応募では、連絡経路が指定されていないか先に確認します。電話を推奨する案内も、メールや画面での回答を認める案内もあります。電話だけが正しい、訪問して謝罪することが全社で必須、といった共通ルールにはしません。面接の当日や直前は、応募先が示した緊急連絡先と方法を確認します。

送信日時・窓口・相手の返信・予約状態・応募状態・追加手続き・保存した確認記録を一つの行に残します。返信がない場合は案内にある窓口や方法を再確認し、送信した事実だけで手続き完了とは扱いません。以下の記入例は架空です。

• 辞退したいのが選考、面接予約、内定後の入社のどれか明確か。
• 相手が応募を特定できる氏名・職種・予定日時を必要に応じて示したか。
• 応募先の指定方法で連絡し、返信・予約・応募状態をそれぞれ確認したか。

内定や承諾後の法的な確認

厚生労働省の解説では、採用内定・内々定の法的な扱いは名称だけで一律に決まらず、個別の事情によって労働契約が成立しているかなどを考える必要があると説明しています。承諾前なら必ず契約がない、内々定なら責任が生じない、内定辞退で必ず不利益がない、といった言い切りはできません。

この記事の文例は連絡内容を整理するためのものです。具体的な契約、損害賠償、書類の扱いについて争いがある場合は、実際の通知や契約書類を持って労働相談窓口や法律の専門家へ確認してください。辞退の連絡をする際も、応募先の返答と手続きの案内を記録に残します。

参考資料

• 厚生労働省「採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点」（2026年11月11日確認）
• 富士通「2027年卒新卒採用 応募マニュアル」応募取り消し（2026年11月11日確認）
• doda「面接（選考）辞退メール」（2026年11月11日確認）
• doda「内定辞退メール」（2026年11月11日確認）
• 崇城大学「内定を辞退するときのマナー」（2026年11月11日確認）