履歴書はコピーで提出していい？原本が原則の理由と正しい対応

結論。提出用は原本、コピーは自分用の控えに使う

企業に提出する履歴書は、その企業のために用意した原本を渡すのが基本です。手書きなら実際に書いた用紙そのもの、パソコンやスマホで作成した場合は印刷したての1部が原本にあたります。署名欄に自筆で名前を書く場合や写真を貼る場合も、コピーした用紙に貼るのではなく、原本に直接書き、直接貼ります。

一方で、コピーを取ること自体は悪いことではありません。提出した内容を自分で確認できるように、原本を出す前にコピーやスキャンを取っておくのはむしろ推奨されます。つまり、コピーは自分の手元に残すものであり、相手に渡すものではない、と覚えておけば迷いません。

なお、企業から「コピーで構いません」「データで送ってください」と指示があれば、それに従って問題ありません。指示がない場合の基本ルールとして、この記事の内容を参考にしてください。

コピー提出が失礼とされる理由

コピーの履歴書が敬遠される最大の理由は、「使い回している」と受け取られることです。コピーは同じ内容を複数の企業に配っていることを示しており、採用担当者からすると、自社に対する志望度が低いように見えます。特に志望動機の欄までコピーで済ませていると、どの企業にも同じ文章を出しているとひと目で分かります。

もうひとつは、書類としての扱いの問題です。履歴書は選考の正式な提出書類であり、企業側は本人が作成した原本として保管します。コピーだと文字がかすれて読みにくかったり、写真の色が変わって本人確認に使いにくかったりと、書類としての品質も落ちます。署名欄にコピーの署名が入っているのも、本人が書いたことを示す機能を果たしません。

手書きの履歴書をコピーして出すと、これらの問題がすべて重なります。手書きにする意味は「この企業のために時間をかけて書いた」ことを示す点にあるので、それをコピーで済ませてしまうと、手書きの利点まで打ち消してしまいます。

複数社に応募するときの正しい対応

複数社に応募する場合、もっとも現実的なのは、履歴書をパソコンやスマホでデータとして作成し、応募先ごとに印刷する方法です。氏名や学歴、職歴といった共通部分はそのまま使い、日付と志望動機、本人希望欄を応募先ごとに書き換えてから印刷すれば、毎回きちんとした原本ができあがります。データ提出を求められた企業には、同じデータをPDFにして送ればよく、紙とデータの両方に対応できます。

書き換えるべき項目は、まず日付です。提出日または投函日に合わせるのが基本なので、以前の応募の日付が残っていると、使い回しがすぐに分かります。次に志望動機で、その企業を選んだ理由を1〜2文でも具体的に入れ替えます。本人希望欄も、企業ごとに募集職種や勤務地が異なるなら合わせて修正します。

印刷は自宅のプリンターでもコンビニでも構いませんが、家庭用インクジェットでにじみが出る場合は、コンビニのレーザープリンターのほうが仕上がりがきれいです。用紙はA4かB5の白い普通紙で、折り目や汚れがないものを使い、印刷後に写真を貼って原本として完成させます。

• 日付：提出日または投函日に合わせて毎回変える
• 志望動機：その企業を選んだ理由を具体的に入れ替える
• 本人希望欄：募集職種・勤務地・入社可能時期を応募先に合わせる
• 写真：印刷した原本に毎回貼る（コピー用紙に貼らない）

自分用の控えとしてコピーを取るのは推奨

提出した履歴書の内容を手元に残しておくことは、選考が進むほど重要になります。面接では「履歴書に〇〇と書かれていますが」と聞かれることが多く、自分が何を書いたか正確に覚えていないと答えに詰まります。応募先が複数あれば、どの企業にどの志望動機を書いたかを把握しておく必要もあります。

手書きの履歴書なら、提出前にコンビニのコピー機やスマホのスキャンアプリで控えを取ります。データで作成した場合は、PDFのファイルを応募先ごとに名前を分けて保存しておけば、それがそのまま控えになります。「履歴書_氏名_企業名.pdf」のようにファイル名に企業名を入れておくと、後から探しやすくなります。

控えは選考が終わるまで保管し、面接前に必ず読み返してください。志望動機の内容と面接で話す内容がずれないようにするためです。控えを見返して気になる点があれば、面接で補足できるように準備しておくと、履歴書と面接の一貫性が保てます。

面接に持参する控えの扱い

面接には、提出済みの履歴書の控えを持参するのが基本です。控えはコピーやスキャンした印刷物で問題なく、面接官に渡すものではないため原本である必要はありません。カバンから取り出さないことも多いですが、待ち時間に見返したり、企業側から「履歴書はお持ちですか」と言われたときに慌てずに済んだりします。

「履歴書を当日持参してください」と指示されている場合は話が別で、その場合は提出用の原本を持参します。持参用の原本は、折れないようにクリアファイルに入れ、封筒に入れて持って行きます。面接時に手渡すときは封筒から出し、面接官が読める向きにして渡すのがマナーです。

提出用の原本と自分用の控えを両方持って行く場合は、どちらがどちらか分かるように分けて保管してください。うっかり控えのコピーを面接官に渡してしまうと、それこそコピー提出になってしまいます。

手書きの場合の負担を減らす方法

手書きを指定されている場合や、手書きで出したい場合でも、毎回すべてを一から書く必要はありません。まず、下書きをデータで作っておきます。学歴や職歴の年月、資格の正式名称、志望動機の文面を先に確定させておけば、あとは清書するだけになり、書き損じが大幅に減ります。

書き損じたときは修正液や修正テープを使わず、新しい用紙に書き直すのがマナーです。これが手書きの負担を増やす最大の要因なので、清書の前に下書きを用紙に薄く鉛筆で入れる、あるいは同じ様式の用紙を多めに用意しておくと安心です。市販の履歴書は複数枚入りのものを買い、書き直しに備えてください。

手書きの指定がないなら、パソコンやスマホで作成して印刷する方法に切り替えるのが最も確実な負担の減らし方です。現在は多くの企業がパソコン作成の履歴書を受け付けており、読みやすさや修正のしやすさでも有利です。手書きにこだわる理由が特にないなら、データ作成を基本にして構いません。