履歴書の原本とは？コピー・印刷・PDFの違いと提出方法
履歴書の提出方法は、応募先の指定を優先します。指定がなければ、手書きとパソコン・スマホ作成のどちらかを選び、紙で提出する場合は、記入した用紙またはデータから印刷した用紙を用意する方法があります。「原本」とだけ指定されて意味が分からないときは、応募先に確認しましょう。
履歴書の原本・コピー・印刷・PDFの違い
手書きの履歴書では、自分で記入した用紙と、その用紙をコピー機で複写したものを区別できます。履歴書のデータをプリンターから出力した紙は、手書きした紙のコピーとは別です。PDFはファイルの形式で、アプリから出力したものも、紙をスキャンしたものもあります。
提出方法の指定を先に確認します。指定がなければ手書きかパソコン・スマホ作成かを選び、紙なら記入した用紙、またはデータから印刷した用紙を用意できます。ハローワークの手書き書類の説明では、コピーや返却書類の使い回しを避けるよう案内しています。PDFは、メールや応募フォームなど、データでの提出が認められる場合に使います。
| 手元にあるもの | 確認すること |
|---|---|
| 手書きした用紙 | その用紙の提出を求められているか |
| 手書きの用紙を複写した紙 | コピーで提出できるか。文字や写真は読み取れるか |
| データから印刷した紙 | パソコン・スマホ作成と印刷による提出が指定に合うか |
| PDFファイル | PDFでの提出が指定されているか。全ページを開いて確認できるか |
| 自分用の控え | 提出した版と同じ内容を、紙またはファイルで保存できているか |
コピーした履歴書を提出してもいい？
手書きの用紙を提出する場合は、コピーや返却された書類を使い回さず、応募先に合わせて記入した用紙を用意する方法があります。以前の応募先の名前や古い日付が残っていないかも見直します。
応募先がコピー可と案内している場合は、複写した文字や写真、署名が読み取れるかを確認します。「原本」とだけ指定され、手書きした用紙とデータから印刷した用紙のどちらを求めているか分からなければ、提出前に尋ねましょう。
募集要項の履歴書について、パソコンで作成し印刷したものを持参してもよろしいでしょうか。手書きの用紙が必要でしたら、そのように準備いたします。
パソコン・スマホで作成して印刷する場合
応募先が手書きや指定様式を求めている場合は、その指示に従います。作成方法の指定がなく、パソコンやスマホで作った書類を印刷する場合も、応募先ごとに日付、志望動機、本人希望欄などを確認します。
写真は画像を文書に入れて印刷する方法と、印刷後に写真を貼る方法があります。指定がある場合はそれに合わせ、画質、向き、枠からのはみ出しを確認します。自筆の署名や押印を求められている場合も、応募先の指示に従ってください。
PDFで提出する場合
メールや応募フォームからPDFを提出するよう指定された場合は、用意したPDFを開き、全ページの氏名・連絡先・年月・写真・文字切れを確認します。ファイル名や容量に指定があれば合わせてください。
PDFの保存や添付ファイルの確認方法は別の記事でも説明しています。紙の原本を持参する指示がある場合にPDFだけを送ってよいかは、応募先に確認してください。
提出した内容の控えを残す
面接前に提出内容を確認できるよう、送った版を控えておくと便利です。手書きなら提出前に複写やスキャンを取り、データなら応募先に送ったPDFを保存できます。複数社へ応募する場合は、会社名と提出日を控えて区別します。
コンビニのコピー機を使ったあとは書類の置き忘れに注意し、保存したデータは他人が見られない場所で管理します。提出書類の返却や保管期間は応募先ごとに異なるため、必要に応じて確認してください。
よくある質問
印刷した履歴書は原本になりますか？
データから印刷した用紙は、手書きの用紙をコピー機で複写したものとは異なります。ただし応募先が「原本」と指定する意図は一律に決められません。印刷したものを提出できるか、指示が不明なら応募先に確認してください。
履歴書のコピーに写真を貼ってもいいですか？
コピーによる提出が認められるかと、写真の添付方法を応募先に確認してください。画像を印刷した写真や貼付した写真の扱いに指定がある場合は、それに従います。
提出済みの履歴書の原本は返却されますか？
返却の有無や時期は応募先によって異なります。必要なら応募先に確認し、提出前に内容の控えを残しておきましょう。